RFI/RFP作成による
情報設計
RFPとは、システムリプレイスの成否を分ける最も重要な資料です。 RFPが不明確だと各ベンダーからの提案もバラバラになり、正確に比較できません。また、無理して選んでも、本当に求めたシステムになりません。
- 機能要件/非機能要件の洗い出し
- 業務課題/あるべき業務運用設計
- システム要件(インフラ/セキュリティ/ミドルウェア/その他)
現場ヒアリングや情報設計など、貴社の最適なシステム運用像をカタチにするための下準備を整えます。
「RFI / RFPから始める」
ベンダー・システム
リプレイスコンサルティング
システム・ベンダー・運用が課題で事業戦略が進まない企業を支援する
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PROBLEM
御社の課題は
システム?ベンダー?運用設計?
何が課題でしょうか?
複数のベンダーに依頼していて
プロジェクト管理が限界
ベンダーを変えたいが、どこに
どう依頼していいか分からない
RFPやシステム移行設計書
などが作成できない
現場要望の仕様落とし込みと
外注ベンダー委託がスムーズに
行かない
PROBLEM
二つの軸で問題は起きている
ベンダー領域の問題
コミュニケーション・体制不備
・レスポンスが遅い ・担当者の入れ替わりが激しい ・業務への理解が浅い ・言われたことしかしない
追加開発ができない
・「できません」が多い ・小規模な開発がスピーディーにできない ・技術が古い
コストパフォーマンス
・軽微な追加開発が高額 ・コストの不透明性 ・ランニングコスト
システム領域の問題
業務効率が悪い
・エクセル管理や二重入力の蔓延 ・付箋や記憶への依存 ・動作の重さ ・UIの古さ
拡張性/汎用性
・OSやミドルウェアのサポート切れの放置 ・機能追加の限界 ・情報の孤立
データの活用度
・データの不整合 ・リアルタイム性の欠如 ・分析に耐えうる粒度
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PROBLEM
失敗しないベンダー/システムリプレイスの為に
REASON
01
既存システムの仕様書を準備
ベンダーやシステムリプレイスには、既存システムの正しい理解が必要です。既存システムの仕様書がない、あるいは最新の状態ではないと、ヒアリングに余計な時間がかかります。その時間は、新たなアイデアや重要な機能の検討に費やされるべきです。最低でも以下の仕様書があれば安心です。
REASON
02
誰が見ても理解できるRFPの準備
RFPはプロジェクトの成功率を劇的に左右する重要な書類です。RFPが不十分な場合、各ベンダーが「自分の得意な土俵」で提案します。評価基準もバラバラになり、自社に最適なのか客観的に判断できません。
良いRFPを提供することで、各ベンダーが共通の目的、ゴールを持ち最適な提案をしてくれます。また、課題や要求が明確であれば、見積・スケジュールの精度もあがるため、リスク考慮の高額見積をなくし結果的にコスト削減につながります。
REASON
03
コンペ先の選定
コンペ先ベンダーの数は多すぎると時間がかかりすぎるし、少なすぎると相場感や技術トレンドを見失います。適度に候補を絞りプレゼンに進みましょう。自社で選定基準を持っていれば評価がぶれることはありません。
REASON
04
プレゼンテーションの実施
あらかじめアジェンダを指定し、重要なことに時間を確保しましょう。また、評価のブレを防ぐため、異なる役割の人を同席させます。
・経営層:投資対効果、拡張性、ベンダーの信頼性を評価
・現場リーダー:画面の使い勝手、今の課題が解消されるかを評価
・IT担当:技術的な妥当性、保守運用のしやすさ、移行リスクを評価
実際に担当するPMと面会できることを条件にしてもよいです。
REASON
05
最終選考
提案書、プレゼンテーションを評価し発注するベンダーを決定します。Reason03で用意した評価軸を基に、各ベンダーの提案を公平に評価します。発注先が決まれば、具体的な価格交渉や契約条件を合意します。
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PROBLEM
理想的なRFPを作成するには
理想的なRFPとは、ベンダーから
「この企業の課題を解決したい」
「これなら精度の高い見積もりができる」と
思わせる熱量と具体性を兼ね備えたものです。
理想的なRFPを作成するために、
やるべきことを4つのポイントにまとめました。
POINT
01
「背景」と「目的」を徹底的に言語化する
ベンダーが最も知りたいのは、機能のリストではなく「なぜ今のシステムを変えるのか」という動機です。
「現在、システム外の手動集計に月100時間かかっている」
「3年後に売上を2倍にするための基盤を作りたい」
など、具体的な数値を交えて言語化するとより効果的です。
POINT
02
現場の「隠れた努力」を明らかにする
仕様書にない現場独自のルールを放置すると、新システム稼働後に「これじゃ使えない」という不満が爆発します。
・現場が使っているエクセル、マクロ、付箋
・月に1回、年に1回発生する特殊な運用
など、今のシステムだから生まれるレアケースこそ、RFPに明記する必要があります。
POINT
03
「専門知識不要」の言葉で書く
良いRFPはベンダーだけではなく、社内でも充分に理解できる内容です。ベンダーとだけではなく、社内の意思統一が非常に重要です。
・認識のずれを防ぐための業務フロー図の活用
・社内独自の略語をまとめた用語集
など、ベンダーから見ても、社内から見ても認識のずれが生じない情報を明記します。
POINT
04
ベンダーが「本気」になれる条件を提示する
良いベンダーは、リスクが不明確な案件には大きなバッファを積むか、参加を見送ってしまいます。
・予算感の提示
・選定基準の公開
などを明記すれば、その予算内でできることと選定基準に即した提案を考えやすくなり、お互いのコミュニケーションがスムーズになります。
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FLOW
移行までのフロー
1
初回打ち合わせ
現在の課題、システム全体像、ご要望などをヒアリングさせていただきます。
2
お見積もり提出
リプレイス支援内容と規模によってお見積もりを作成いたします。
3
詳細ヒアリング
運用課題、システム課題、理想的な業務に向けて詳細をヒアリングいたします。
4
新システム要求定義
ヒアリング内容に応じて、解決すべき課題と新システムで実現したい姿を整理します。
5
インフラ方針検討
サーバ環境やミドルウェア、セキュリティ要件などの非機能面の指針を策定します。
6
RFP草案作成・レビュー
これまでの調査結果を、ベンダーが提案・見積できる形式にドキュメント化します。
7
RFP完成
完成したRFPをご提出します。ご要望に応じてベンダーのご紹介やベンダーへの説明なども実施いたします。
ACHIEVEMENT
リプれる実績
実績業界
小売り
メーカー(化粧品・アパレル・食品等)
鉄道
金融
印刷
運輸
人材
ITベンチャー
WORKS
支援実績
タビオ株式会社様
背景
ECシステムフルリニューアル時、実現したいシステムと予算が合わなかった
解決課題
一部のECシステム機能を弊社にご依頼頂き、品質を落とさないシステム構築の提案、予算内での構築を実現しました。
現在
ECシステム全ての保守・メンテナンスを行い、基幹システムやWMS、スマホアプリ、MA、CRMツールなど多岐に渡るシステム連携を、予算を抑えて実現しています。
株式会社プラザクリエイト様
背景
全国200店舗以上のPOSシステム保守作業において、既存開発ベンダーの保守がなかなか進まず、現場担当者が困っていた
解決課題
レスポンスの早さ、アプリ、インフラなど垣根のないサポート体制のご提案で、保守作業の全面的な切り替えを実現しました。
現在
日々の保守作業はもちろん、POSシステムフルリニューアル時の支援や、基幹システムやPOSシステムなど、多種連携システム構築を実現しています。
株式会社STEP様
背景
ECシステムとポイントシステム連携のプロジェクトにおいて、既存ベンダーに任せるのが良いのか分からなかった
解決課題
プロジェクトにあった実績を持つ開発体制のご提案で、既存のECシステムとポイントシステムの連携を実現しました。
現在
ECシステム全ての保守・メンテナンスを行い、さらに他社ベンダーが開発したスマホアプリの保守作業も弊社に切り替え、運用しています。
USECASE
ユースケース
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SERVICE
サービス
RFI/RFP作成による
ベンダー説明代行・質問回答
ベンダーへの説明に自信がない場合、弊社が代わりに説明させていただきます。
- ベンダー説明会の実施
- コンペまでの質問回答
ベンダーとの情報格差を埋めることで、貴社が主導権を握ったまま、納得感のある選定プロセスに進むことが可能になります。
コンペコントロール・ベンダー紹介
ベンダーの営業トークに惑わされず、貴社にとって最適な「真のパートナー」を見つけるための支援を行います。
- 選定基準の作成
- 提案内容/見積コストの精査
専門知識なしで各社の提案と見積もりを比較するのは至難の業です。プロの視点で妥当性を評価し選定をお手伝いいたします。
既存システムの仕様書作成支援
ベンダーに問題がある場合、無理にシステムリプレイスする必要がありません。ベンダーを切り替えるのも手です。
- ベンダー移行計画書の作成
- 既存システムの仕様書整理
貴社システムを徹底的に調査します。ドキュメントが存在しない状態からでも、ソースコードの解析や現場へのヒアリングを通じて仕様を復元します。
既存システムの保守/開発引き継ぎ
良いベンダーが見つからない場合は、弊社で既存システムの保守や開発を引き継ぐことが可能です。
- ブラックボックス化した仕様の復元
- 継続的な改善支援
単なる現状調査で終わらず、私たちが責任をもって運用を引き受けることで、ベンダーロックインから解放された安定稼働を実現します。
プロジェクト遂行支援
ベンダー任せにせず、発注者の立場で進捗や品質を管理し、予算超過や納期遅延のリスクを減らします。
- 進捗/課題の可視化
- コミュニケーションロスの抑制
- 受入テスト支援
専門知識を武器に「発注側の事務局」として伴走することで、ベンダーとの情報格差を埋め理想のシステム実現を後押しします。
FAQ
よくある質問
Q.
既存システムのドキュメントがなく仕様を把握していないのですが、相談できますか?
A.
はい、可能です。既存システムのヒアリング、調査を行い課題や要望を整理をいたします。
Q.
ベンダー紹介だけでなく、選定の業務まで付き合って頂けますか?
A.
はい、可能です。各ベンダーからの見積もりや提案の内容を評価いたします。
Q.
ECサイトをリニューアルしたいけど見積もりが妥当かどうかのアドバイスは頂けますか?
A.
はい、可能です。時代に合わせた相場感をもとに見積もりの正当性を評価します。
Q.
保守や運用のコミュニケーションルールなどは設計してもらえますか?
A.
はい、可能です。既存の運用課題をヒアリングし、最適な運用をご提案いたします。
Q.
開発をまとめて請け負っていただくことは可能でしょうか?
A.
はい、可能です。数十社のシステム構築実績をもとに体制構築できます。
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